たいていの助成金申請では、就業規則（届け出義務がない企業の場合は就業規則に準ずるもの）が必要です。いざ申請しようとした際に、就業規則が事業所内のどこをさがしても見当たらない場合、たいていの助成金は残念ながら申請ができません。というのも、就業規則は労働基準監督署で再発行してくれません。就業規則を再度届け出る、という方法はありますが、しかし、それですと、それまでの間は、企業の義務である就業規則の「周知」がなされていなかったこと自ずと認めてしまっていることになります。また助成金の申請のために、せっかく就業規則を改訂したり条文を追加したとしても、就業規則を紛失してしまっていると、周知していた証拠がないため、就業規則を改訂したり条文を追加したことを根拠に助成金申請する場合は極めて難しくなってしまいます。（新しく就業規則を届け出たとしても押印の日付は、その届け出た日になってしまい、たいていの助成金の要件である、取り組み前に事前の就業規則の改訂、追記をする事、という要件に当てはまらなくなってしまいます。）したがって就業規則の保管は非常に大切です。一方、就業規則は従業員誰でもいつでも見られるような社内の場所においておく必要があります。結論から言いますと、就業規則の「原本」を誰もがいつでもみられる場所に置いていくのではなく、就業規則の「コピー」で周知するかパソコン等でＰⅮＦ上で見られるようにしておくべきです。それでも十分な周知になります。原本の場合従業員が誤って持ち帰ってしまって紛失してしまうリスクがあります。